Agenda
De Centro de Conocimientos DANA
| Centro de Conocimientos DANA > Manuales DANA Conectados > Agenda DANA |
Presione la opción deseada para ir a la sección dentro de esta pagina. Es posible que en esta pagina existan títulos o palabras que, cuando sean presionadas, sirvan para visualizar otras paginas relacionadas con el tema.
Agenda
La agenda de DANA permite programar, registrar y gestionar sus actividades laborales, personales y los eventos de sus grupos de trabajo en una sola aplicación. Está integrada al menú principal con un sistema de alertas que le avisa si tiene cosas por hacer y visibles recordatorios de sus actividades del día. Las agendas pueden compartirse con otros usuarios dando acceso personalizado a ellas y otorgando permisos que permiten ver y/o agregar tareas, facilitando el trabajo organizado y asistido en equipo.
Características
- Programación, gestión y registro de actividades y eventos de cualquier índole.
- Ventana en el menú principal con calendario y recordatorio de sus actividades del día.
- Acceso directo en el menú principal con icono de alerta visible si tiene actividades pendientes en su agenda.
- Integración con el sistema de grupos de DANA con agendas diferentes para cada uno de ellos.
- Total interacción con el entorno de usuarios mediante un sistema que permite el uso compartido de agendas y el acceso a estas.
- Capacidad para configurar preferencias personales dentro de su agenda.
- Visualización de múltiples modos que le permite ver sus actividades organizadas según días, meses o años.
Para acceder a la Agenda
Existen varias formas de acceder a su agenda:
- En la pantalla de inicio, debajo de las noticias, se encuentra la ventana Mi Agenda, donde puede visualizar un calendario del mes en curso. Al hacer clic en un día particular le llevará a su agenda del día seleccionado.
- En la página de inicio está el recuadro "Para Hoy…" donde encontrará recordatorios con las actividades y eventos que tenga programados para el día.
- Desde la barra de alertas, es el primer icono de izquierda a derecha. Este icono desplegará también una alerta en rojo si tiene pendientes actividades del día en curso únicamente.
- Haciendo clic en la flecha amarilla de agenda en el menú principal, puede seleccionar entre las funciones Ver Agenda, Agregar Actividad o Configurar.
Agregar Actividad
- Haga clic en Agregar en la barra de herramientas principal ubicada en la parte superior central de la pantalla.
- Haga clic sobre la fecha deseada en el calendario a la izquierda (puede cambiar el mes utilizando las flechas izquierda – derecha al lado del nombre del mes en el calendario).
- Seleccione el día, mes, año y hora deseados en los menús emergentes.
- En el cuadro Duración ingrese la cantidad de horas y minutos que se estiman para llevar a cabo la actividad. No ingrese ningún número si no desea estipular ninguna duración para la tarea.
- Seleccione el color en que aparecerá resaltada la actividad en la agenda si así lo desea.
- En el cuadro Titulo defina la actividad a agregar, y en Descripción proceda a escribir un texto explicativo si lo desea.
- Pulse el botón Agregar. Confirme en el cuadro emergente y la tarea será agregada a su agenda.
Visualizar o Editar una actividad
Para visualizar o editar una actividad haga clic sobre la descripción y se abrirá la ventana para editar actividades. En esta ventana podrá leer y modificar la descripción, actualizar el título o cambiar la fecha y la hora de la actividad. Presione Guardar una vez terminada la actualización de la actividad.
NOTA: La edición de agendas es posible únicamente en su agenda personal y en aquellas de otros usuarios a las cuales tenga acceso de visualización completa y con permiso para registrar actividades.
Eliminar una actividad
Solamente pueden eliminarse actividades en su agenda personal.
Abra su agenda y observe que bajo cada actividad registrada se lee la palabra Eliminar, independientemente del estatus del evento.
Haga clic en Eliminar y confirme para borrar la actividad.
Agregar una actividad en una agenda distinta a la suya
- Haga clic en Agregar en la barra de herramientas principal ubicada en la parte superior central de la pantalla.
- Haga clic sobre la fecha deseada en el calendario a la izquierda (puede cambiar el mes utilizando las flechas izquierda-derecha al lado del nombre del mes en el calendario).
- Utilice el recuadro que está debajo del calendario titulado Agendas Disponibles, y seleccione allí la agenda donde quiera agregar una tarea.
- Seleccione el día, mes, año y hora deseados en los menús emergentes.
- En el cuadro Duración ingrese la cantidad de horas y minutos que se estiman para llevar a cabo la actividad. No ingrese ningún número si no desea estipular ninguna duración para la tarea.
- Seleccione el color en que aparecerá resaltada la actividad en la agenda si así lo desea.
- En el cuadro Titulo defina la actividad a agregar, y en Descripción proceda a escribir un texto explicativo si lo desea.
- Pulse el botón Agregar. Confirme en el cuadro emergente y la tarea será agregada a su agenda.
Agregar una actividad rápidamente
Si desea agregar una actividad rápidamente, con las opciones básicas y sólo en la agenda que esté abierta, utilice la opción Acceso rápido a agregar actividad, de la página principal de su agenda, debajo de la retícula del calendario.
Seleccione la fecha y la hora en los cuadros correspondientes, escriba la descripción del evento en el cuadro Actividad y presione Agregar.
Visualizar las agendas disponibles
Por defecto, se accede siempre a la agenda personal (Mi Agenda), pero existen otras disponibles.
En la ventana Agendas disponibles que está debajo del calendario, hay una lista de carpetas donde se almacenarán aquellas agendas a las cuales tiene acceso.
- En la carpeta Otros Usuarios se encuentran las agendas que hayan sido compartidas con usted.
- En la carpeta Grupos Privados se encuentran las agendas de los grupos privados a los cuales usted pertenece.
- En la carpeta Grupos Públicos se encuentran las agendas de los grupos públicos a los cuales todos los usuarios tienen acceso.
Haga clic en la agenda que desee consultar, configurar, agregar o editar actividades. Si alguna de las carpetas está vacía aparecerá una leyenda explicando que no hay agendas disponibles.
Administrar el acceso de otros usuarios en el menú
- Haga clic en Configuración.
- Seleccione Ocultar del menú para retirar el acceso a esta agenda desde la página principal de la aplicación.
- Seleccione Mostrar en el menú para ver el acceso a esta agenda desde la página principal de la aplicación.
Compartir mi agenda
- Haga clic en Configuración
- Para otorgar permisos de acceso a otros usuarios a su agenda.
- En el titulado Compartir mi agenda escriba el login del usuario en el campo correspondiente o selecciónelo de la lista utilizando el explorador a la derecha del recuadro.
- Para que el usuario pueda ver únicamente las horas del día en que usted se encuentra ocupado, en Tipo de acceso seleccione Visualización de espacios ocupados.
- Para que el usuario pueda ver el contenido de su agenda en su totalidad seleccione Visualización completa.
- Si marca la casilla Permiso para registrar actividades estará otorgando al usuario la facultad de agregar y editar actividades en su agenda. Si no marca esta casilla el usuario no podrá registrar ningún evento en su agenda.
Administrar acceso de usuarios a mi agenda
Haga clic en Configuración
Para retirar el acceso a su agenda a uno de los usuarios:marque el usuario en la casilla correspondiente y presione el botón Eliminar 
.
Presione Aceptar en el cuadro de confirmación emergente.
Significado de cada icono?
Para recordar el tipo de permiso y acceso otorgado, cada usuario en la lista estará acompañado de un icono:
Un recuadro en blanco:
Significa que el tipo de acceso otorgado es Visualización de espacios ocupados, el usuario podrá ver las horas ocupadas pero sin saber de qué se trata la actividad.
Un recuadro cuadriculado:
Significa que el tipo de acceso otorgado es de Visualización completa, el usuario podrá ver su agenda en su totalidad incluyendo la descripción de las actividades registradas.
El lápiz: Puede encontrarse anexo a los iconos anteriores y significa que el usuario tiene Permiso para registrar actividades.
Marcar una actividad como Realizada o Pendiente
Al consultar su agenda, notará que cada actividad estará acompañada de un símbolo.
El círculo rojo: 
Significa que la actividad está pendiente por hacer.
La marca verde : 
Significa que la actividad ha sido realizada. Para cambiar de status simplemente haga clic sobre el símbolo y la actividad quedará marcada como pendiente o realizada según el caso.
