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El directorio de documentos de DANA permite compartir archivos entre los usuarios del entorno. Los usuarios pueden almacenar y compartir documentos en carpetas organizadas de acuerdo a los grupos existentes, y también personalizar los niveles de acceso a carpetas compartidas entre ellos. Se pueden compartir y guardar archivos de cualquier extensión, desde un documento de Word hasta una hoja de cálculo o imágenes y archivos de audio o video.
Características del sistema de documentos
Entre las características mas resaltantes del sistema de manejo de documentos de DANA se encuentran:
- Árbol de directorios y subdirectorios para crear carpetas compartidas de almacenamiento de archivos, de manejo fácil y reconocible para cualquier usuario familiarizado con los sistemas operativos de Windows o MacOS.
- Integración con el sistema de grupos de DANA. Se genera automáticamente un subdirectorio por cada grupo nuevo, público o privado.
- Capacidad para configurar acceso personalizado al uso compartido de cada carpeta.
Buscar y abrir documentos
Existen cuatro directorios o carpetas principales:
- Mis Documentos es la carpeta personal del usuario para guardar archivos, y sólo el usuario tendrá acceso a ella.
- Otros Usuarios son las carpetas que otros usuarios hayan decidido compartir con usted la visualizacion de sus carpetas personales.
- Grupos Privados es la carpeta en que se almacenarán las carpetas de cada grupo privado del que usted sea miembro.
- Grupos Públicos, donde aparecerán las carpetas de los grupos públicos accesibles para todos los usuarios.
En la ventana "Documentos Disponibles" a la izquierda, haga clic sobre cualquiera de estas carpetas para abrir los subdirectorios que contenga.
Seleccione la carpeta o subcarpeta donde vaya a buscar un documento.
Al lado derecho, debajo de la barra de tareas, podrá ver una ventana donde se puede leer la ubicación de la carpeta seleccionada (por defecto "Mis Documentos") y debajo de ella la lista de documentos disponibles dentro de dicho directorio.
Si la carpeta está vacía aparecerá la leyenda "esta carpeta no tiene contenido". Si hay archivos en la carpeta seleccionada, tendrá disponible la lista de documentos. Haga clic sobre el nombre del documento deseado para poder visualizarlo.
Abrir y descargar documentos
Ubique el documento que quiera abrir o descargar a su equipo.
Se abrirá el cuadro de diálogo "¿desea abrir o guardar este documento?". Presione Guardar (Save) para almacenar el documento en una ubicación específica, Abrir (Open) para visualizarlo o Cancelar (Cancel) para abortar.
Crear una carpeta
Usted podrá crear carpetas nuevas en aquellos directorios donde tenga acceso total a carpetas. Abra cualquiera de estas carpetas y note que en la barra de tareas ubicada encima de la lista de documentos aparecen disponibles los iconos de agregar nueva carpeta y agregar documento. Presione el icono "Agregar carpeta"
, y en el cuadro emergente escriba el nombre de la nueva carpeta. 
Las subcarpetas creadas por usted no se integrarán al árbol de directorios y subdirectorios ubicado a la derecha, sino que aparecerán como contenido de la carpeta donde fue creada y por lo tanto visualizada dentro de la lista de documentos como si fuera un archivo más.
Subir o cargar un documento
Para subir un documento a una carpeta cualquiera debe tener acceso total a dicho directorio. Si su acceso es restringido, podrá solamente descargar los documentos contenidos en ella a una ubicación específica dentro de su equipo para uso exclusivamente personal.
Para subir un documento a una carpeta haga clic sobre el icono "Agregar documento" 
ubicado en la barra de tareas que está sobre la lista de documentos disponibles. Se abrirá una ventana emergente donde usted deberá indicar la ruta exacta del documento en el cuadro "Archivo", o bien presione el botón "Examinar" para explorar su equipo y seleccionar el archivo en la ubicación específica donde que se encuentre. En el cuadro "Descripción" introduzca un texto descriptivo del documento si lo desea.
La descripción de un documento será visible en un pequeño cuadro emergente al colocar el cursor sobre el nombre del archivo en la lista. Para finalizar, presione "Agregar"
. Confirme en el cuadro de diálogo y el documento habrá sido agregado con éxito a la carpeta.
Eliminar documentos y carpetas
Es necesario gozar de acceso total a una carpeta para borrar su contenido. Seleccione el directorio donde se encuentre el documento o la carpeta que desee eliminar. En la lista de documentos disponible, justo al lado izquierdo de la carpeta o archivo, presione el icono "Eliminar"
. Si se trata de un documento aparecerá un cuadro de confirmación preguntando si desea eliminar el documento en cuestión. Presione Aceptar (Ok) o Cancelar (Cancel) para terminar.
Si es una carpeta, el cuadro de confirmación le advertirá que además de la carpeta se borrará todo su contenido, es decir todos los archivos que se encuentren dentro de ella. Presione Aceptar (Ok) o Cancelar (Cancel) para terminar.
Editar documentos
Es necesario gozar de acceso total a una carpeta para editar los documentos contenidos en ella. Ubique el documento que desee editar, y en la lista presione el icono "Editar"
que aparece junto al nombre del archivo. Se abrirá una ventana con el nombre del archivo y el cuadro de texto "Descripción" para añadir o modificar la descripción del archivo.
Edite el texto y presione "Guardar"
. La descripción de un documento será visible en un pequeño cuadro emergente al colocar el cursor sobre el nombre del archivo en la lista.
Configurar el uso compartido de las carpetas
Es necesario gozar de acceso total a una carpeta para configurar su uso compartido. Ubique la carpeta que desee configurar y, en la lista de documentos disponibles, presione el icono "Editar" justo al lado del nombre de la carpeta que vaya a modificar. Se abrirá una ventana emergente con dos opciones: Editar, donde podrá únicamente modificar el nombre de la carpeta, introduzca el nuevo nombre que quiera darle y presione Guardar; y Compartir la carpeta.
Mediante esta opción podrá configurar el acceso de uso compartido a esta carpeta para los demás usuarios. Escriba el login del usuario con quien desea compartir esta carpeta o utilice el buscador 
y selecciónelo de la lista.
Utilice la casilla de verificación "Permiso de Escritura" para conferir al usuario seleccionado acceso total (marque la casilla, el usuario podrá editar y subir documentos a la carpeta) o restringido (quite la marca a la casilla y el usuario dispondrá de copias de sólo lectura para los documentos de esta carpeta).
Presione Agregar y el usuario se habrá añadido a la lista de usuarios con acceso compartido a la carpeta en el cuadro inferior. Repita uno a uno este procedimiento para cada usuario a quien desee darle acceso a la carpeta. Si desea quitar el acceso a uno de los usuarios, marque la casilla de verificación junto a su nombre en la lista y presione el icono "Eliminar"
.
Cuando se le da acceso a una carpeta a otro usuario, este último podrá verla abriendo el árbol de carpetas "Otros usuarios".
