Funcionalidades básicas de la Base de datos web
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Explorar base de datos
Agregar, editar y eliminar los registros de una base de datos
Al ingresar a una base de datos, se accede automáticamente al botón de 
que conduce hacia la página principal de "Exploración de una base de datos"; en la cual se pueden visualizar los registros que se encuentran dentro de la misma.
También se puede:
- Agregar un registro.
- Editar un registro.
- Eliminar uno o varios registros.
NOTA IMPORTANTE: Todo ésto se puede hacer siempre y cuando se tenga acceso a la base de datos.
Agregar un registro
Seguir los siguientes pasos:
- Hacer click en
ubicado en la página principal de "Exploración de una base de datos".
- Deberá llenar el formulario donde se muestran los campos según las especificaciones hechas al crear y/o configurar la base de datos.
- Presionar el botón de
para terminar de crear el registro.
Visualizar información de un registro
Se debe seguir el siguiente procedimiento:
- Hacer click sobre cualquiera de los links del registro que se desea visualizar.
- Observar la pantalla de "Detalle del registro"; la cual contiene:
- UID (Número único que diferencia a un registro de otro)
- Los campos de la base de datos con su información correspondiente.
- Las relaciones.
- La fecha de inserción.
- Usuario que realizó la inserción.
- Fecha de actualización.
- Usuario que realizó la actualización.
- Botón de
para tener una copia física de los detalles del registro.
- Si posee el permiso para modificar los registros le aparecerá el botón de
NOTA IMPORTANTE: Tenga en consideración que en el campo "Cédula de identidad" posee relaciones con otras bases de datos. Observe el listado que está junto a este campo y seleccione alguna de las bases de datos con las que está relacionado "Direcciones". Luego, hay que hacer click en 
para dirigirse a los registros de la base de datos elegida que coincidan con el valor del campo "Cédula de identidad"; tal como se muestra en la siguiente imagen:
Editar un registro
- Una vez que se haya hecho click en el link del registro a editar, aparecerá la pantalla del "Detalle del registro". En ella, hay 2 botones: y
que nos permiten modificar la información del registro seleccionado.
- Al presionar cualquiera de los dos botones de edición, se mostrará un formulario de "Actualizar registro".
- Hacer los cambios pertinentes en los campos que contienen la información del registro.
- Pulsar para almacenar los cambios.
Eliminar registro
Para eliminar uno o varios registros, se debe:
- En la pantalla principal de "Explorar BD", se tiene que marcar el recuadro que está junto a los registros que se van a suprimir.
- Hacer click en el botón de
- Confirmar la eliminación.
- Presionar "Aceptar" para eliminar los registros seleccionados.
Búsquedas Simples
Búsquedas simples en una base de datos
En la página principal de "Exploración de una base de datos", observará la barra de búsqueda simple ubicada en la parte superior derecha de la pantalla.
Luego, para hacer la búsqueda:
- Coloque el valor de lo que se desea buscar.
- Escoja el campo correspondiente.
- Hacer click en
- Se dará el resultado de la búsqueda como se muestra en la imagen de al lado.
Búsquedas Avanzadas
Búsquedas avanzadas en una base de datos
Para hacer una búsqueda avanzada se debe seguir los siguientes pasos:
- Hacer click en el botón de
ubicado en la página principal de "Exploración de una base de datos".
- Se mostrará la página principal de "Búsqueda avanzada"; la cual permitirá realizar búsquedas complejas que contengan varias condiciones.
- Presionar
para agregar criterios de búsqueda; es decir, reestricciones que filtren la información.
- Escojer si se deben cumplir todas las condiciones ó al menos una de ellas.
- Seleccionar el campo.
- Elegir la condición.
- Colocar el valor o la palabra que se desea buscar.
- Hacer click en el botón de
para obtener el resultado.
Adicionalmente, desde allí se puede:
- Exportar la data.
- Guardar en un segmento.
- Enviar SMS.
- Enviar Email.
Exportar base de datos
Exportar una base de datos a excel
La exportación, sirve para transferir la información de cualquier base de datos creada en DANA a un archivo .CSV ; el cual puede ser abierto en cualquier programa que tenga acceso a este formato. Como por ejemplo: Excel.
Esta aplicación es de gran utilidad en el caso de que se desee tener un respaldo de la información de una base de datos.
Un paso previo a la exportación de la información de una base de datos es la verificación del símbolo que separa las listas en la configuración regional de la computadora. Para hacerlo se debe:
- Hacer click en el botón de
- Ingresar al "Panel de Control".
- Seleccionar el ícono de
- Hacer click en el botón de "Personalizar".
- En la pestaña "Números", debe ubicarse en la penúltima opción de arriba hacia abajo: "Separados de listas".
- Observar el símbolo que está en la casilla adjunta; el cual será utilizado posteriormente en el proceso de exportación para separar los campos.
Procedimiento para exportar la información contenida en una base de datos de DANA a una hoja de cálculo de Excel:
- Buscar y acceder a la base de datos que se quiera exportar.
- Hacer click en el botón de
- Aparece el formulario de "Exportar registros de la base de datos"; para llenarlo:
- Coloque el nombre del archivo.
- Seleccione el símbolo para separar los campos. Éste, debe ser igual al observado en la configuración regional de la computadora y que sirve para separar las listas.
- Elija los campos a exportar y escoja el orden de aparición de los mismos.
- Presione "Continuar".
- Pulsar "Abrir" para descargar la base de datos en Excel.
NOTA IMPORTANTE: El archivo generado tiene una extensión .CSV . Para que se pueda abrir este archivo, el programa a donde se exporte la información debe tener acceso este formato.
Importar base de datos
La importación, sirve para incorporar la información contenida en un archivo .CSV en una base de datos de DANA.
Esta aplicación es útil para incorporar y/o actualizar la información de los registros de una base de datos.
Como paso previo a la importación, a continuación se mostrarán los pasos necesarios para guardar un archivo con el formato de extensión .CSV :
Guardar un archivo de excel en formato .cvs
- Al hacer click en "Guardar como" se desplegará una ventana.
- Seleccionar el sitio donde se va a guardar el archivo.
- Colocarle el nombre.
- En la opción, "Guardar como tipo" se desplegará una lista de los formatos.
- Elegir la extensión .CSV .
- Presionar el botón de "Guardar".
Otro elemento que se debe verificar, antes de la importación de la información a una base de datos, es el símbolo que separa las listas en la configuración regional de la computadora. Para hacerlo se debe:
- Hacer click en el botón de
- Ingresar al "Panel de Control".
- Seleccionar el ícono de
- Hacer click en el botón de "Personalizar".
- En la pestaña "Números", debe ubicarse en la penúltima opción de arriba hacia abajo: "Separados de listas".
- Observar el símbolo que está en la casilla adjunta; el cual será utilizado posteriormente en el proceso de exportación para separar los campos.
Para importar la información a una base de datos, se deben seguir los siguientes pasos:
Importar una hoja de cálculo de excel a una base de datos
- En la página principal de "Explorar BD", hacer click en
- Se mostrará la pantalla de "Importar registros a la base de datos: Paso 1"; donde se tiene que llenar un formulario:
- Especificar el archivo.
- Colocar por cual símbolo se separan los campos. Para saber cual opción escoger, se debe verificar el símbolo que separa las listas en la configuración regional de la computadora.
- Seleccionar, si se desea o no, que el archivo posea un encabezado con los nombres de los campos.
- Indicar cuál de las acciones se desea ejecutar:
- Insertar todos los registros.
- Insertar sólo los registros nuevos.
- Actualizar todos los registros.
- Actualizar los registros e insertar los nuevos.
- Al click en "Continuar", aparecerá la pantalla de "Importar registros a la base de datos: Paso 2"; allí se hará:
- Previsualización del archivo a importar.
- Verificación de la coincidencia de los campos:
- Opción de ingresar o no registros cuyos campos obligatorios estén vacíos.
- Elegir que campos de la base de datos se corresponden con los campos del archivo a importar. Ambos, deben ser deben contener información similar o d ela misma naturaleza para que la información se transfiera correctamente.
- Hacer click en "Aceptar" para finalizar la importación.
NOTA IMPORTANTE: En el caso de Excel, cuando se guarda el documento con la extensión .CSV se muestran 2 mensajes de advertencia:
- El tipo de archivo seleccionado no es compatible con libros que contienen múltiples hojas: En este caso se debe pulsar "Aceptar" para guardar sólo la hoja activa.
- El archivo .CSV puede tener características no compatibles: Para conservar el formato, seleccione la opción "Sí".
Glosario
- Exportar: Es la acción de transferir datos desde un programa hacia otro. El pase puede ser directo o a través de archivos compatibles para ambos programas. El programa emisor exporta los datos y el receptor los importa.
- Importar: Es la acción de traer de otra parte algo. La importación se utiliza para incorporar a una aplicación objetos, documentos u otro tipo de archivos que fueron creados en otra aplicación o que pertenecen a versiones antiguas de la misma. El pase puede ser directo o a través de archivos compatibles para ambos programas. El programa emisor exporta los datos y el programa receptor los importa.
Otras secciones del manual de Bases de Datos Web
Configuración de Bases de datos Web
En esta sección se describe el procedimiento para configurar: Tipos de datos, plantillas y categorías. De igual manera, aparecen los pasos para agregar, editar y eliminar los elementos anteriormente mencionados.
Gestión de Bases de datos Web
Aquí se muestra la estructura de la página principal. Así como también, se expone el procedimiento para agregar, editar y eliminar una Base de datos. Además, se enseña cómo agregar, editar y eliminar los campos de una Base de datos.
Relaciones con Bases de datos Web
Se expone el concepto de relación y se muestra cómo agregar, editar y eliminar las relaciones a las Bases de datos.
Equipo de trabajo
Se explica la definición de Equipo de Trabajo y el proceso para agregar, editar y eliminar un usuario del mismo.
Funcionalidades básicas de la Base de datos web
En esta sección se enseña paso a paso cómo realizar las funciones básicas en una Base de datos: Explorar; visualizar información de los registros; agregar, editar y eliminar los registros de una Base de datos; búsquedas simples y avanzadas; exportar e importar datos.
Segmentación de datos y Reportes
Aquí se muestra cómo agregar, renombrar y eliminar segmentos de datos. Asímismo, cómo se muestra un reporte de los mismos.
Generación de aplicación y grupos de visualización
Se aprenderá a generar una aplicación y se describirá el proceso para agregar, editar y eliminar los grupos de visualización.
Auditoría a la Base de Datos
En esta parte se muestra el concepto de auditoría, el procedimiento para visualizar en detalle información de un registro y la explicación de cómo se hace una auditoría.
