Recados y llamadas
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Recados y llamadas
La aplicación de Recados y Llamadas sirve para registrar mensajes y llamadas telefónicas recibidas para los usuarios durante su ausencia. De esta manera se evita la posibilidad de olvido del recado o el extravío de anotaciones sueltas, ya que posibilita enviar un mensaje a otro usuario de manera inmediata sin salir del entorno de DANA. Además, mediante alarmas visibles y claras, el sistema avisa al usuario si tiene llamadas por contestar o si le han dejado un recado.
Características
- Permite registrar recados y llamadas.
- Icono visible en el menú principal de DANA que le avisa si ha recibido un nuevo o tiene llamadas por contestar.
- Integración con la libreta de contactos lo que permite agregar un contacto a su libreta a partir de un recado recibido.
- Capacidad para configurar mensajes predeterminados (sólo administradores).
- Integración con el sistema de correo electrónico para enviar correos directamente a la persona que le dejó un recado.
Perfiles de uso de la herramienta
Existen dos tipos de usuarios en INTRANET, definidos mediante perfiles. La diferencia entre ambos está relacionada con el nivel de acceso a las aplicaciones y las diversas bases de datos del sistema. Cuando se crea una nueva cuenta de usuario en INTRANET, se especifica el tipo de perfil que tendrá el usuario, de acuerdo con sus necesidades, atribuciones, jerarquía y nivel de confianza dentro de la comunidad corporativa.
Los perfiles disponibles son:
Perfil de usuario
Es el perfil básico del usuario común. Puede hacer uso de todas las funciones de la aplicación de Llamadas y Recados excepto configurar mensajes predeterminados.
Perfil de administrador
Tiene acceso total a todas las funciones de la aplicación de Llamadas y Recados. El Administrador tiene capacidad para determinar cuáles son los mensajes predeterminados que podrán ser enviados como recados según las necesidades de la comunidad corporativa, y por lo tanto tiene facultad para crearlos.
Realizar anotaciones en un recado
Debajo del cuerpo de un recado se encuentra el icono "nueva nota". Haga clic allí para realizar anotaciones personales en el recado, como recordatorios o acotaciones. Se abrirá una ventana emergente, escriba la anotación en el cuadro y presione aceptar. Su anotación se agregará en forma de acotación personal al final del mensaje.
Responder un recado mediante correo electrónico
Si el remitente proporcionó su dirección de correo electrónico y la persona encargada de dejarle el recado introdujo esta información, ésta aparecerá sobre el contenido del mensaje al lado del icono correspondiente al correo electrónico. Haga clic en la dirección y se abrirá automáticamente la ventana "componer correo" del sistema de correo electrónico de INTRANET. Rellene los campos requeridos y siga el procedimiento habitual para enviar correos electrónicos.
Eliminar un recado
Marque los recados que vaya a borrar en la casilla de verificación ubicada a la izquierda de cada uno de ellos y presione "eliminar" en la barra de herramientas. Se abrirá un cuadro de diálogo solicitando confirmación para eliminar los recados seleccionados, acepte o cancele para finalizar.
Agregar remitentes a la libreta de contactos
Si desea, puede agregar al remitente de un recado a su libreta de contactos. Haga clic sobre el icono "agregar contacto" que aparece junto al nombre de del remitente: se abrirá la ventana "Agregar contacto" de su libreta de contactos. Si el remitente fue escrito correctamente, es decir, primero el nombre y luego el apellido, estos se habrán escrito automáticamente en los campos correctos. De no ser así, asegúrese de corregirlos manualmente.
Complete el procedimiento para agregar un contacto nuevo para regresar a la pantalla de llamadas y recados.
Saber si se tienen nuevos recados
DANA le avisa si tiene recados nuevos. En el menú principal de DANA ubicado a la izquierda de la pantalla, hay cuatro iconos en la parte superior, correspondientes a la Agenda Personal, Llamadas y Recados, Correo Electrónico y Helpdesk, respectivamente. El segundo icono de izquierda a derecha corresponde a Llamadas y Recados. Observe el círculo verde con un número 0 que corona al icono. Si hay recados nuevos, el círculo se torna rojo y en su interior aparece el número de recados no leídos que tiene pendientes. El círculo volverá a ser verde y con un número 0 cuando ya no tenga recados pendientes por leer. Puede desplazarse directamente a la aplicación de Llamadas y Recados haciendo clic sobre el icono o sobre el vínculo en el menú para ver sus recados.
Dejar un nuevo recado
Haga clic en "nuevo recado" en la barra de herramientas principal ubicada en la parte superior central de la pantalla. Se abrirá la pantalla "Registrar recado". En el cuadro "Para" ubicado a la izquierda, primero seleccione el departamento donde labore el destinatario del recado. Debajo se desplegará la lista de usuarios correspondientes al departamento seleccionado, escoja al destinatario de esa lista.
En el cuadro de la derecha, escoja un mensaje predeterminado de acuerdo al tipo de recado a enviar, si quiere puede complementar la información agregando lo que usted desee en la ventana "Mensaje". Si no existe ningún mensaje predeterminado que se adecue al recado que va a enviar, no seleccione ningún mensaje predeterminado y simplemente escriba todo el contenido de su recado en la ventana "Mensaje". En la ventana "De parte" coloque el nombre del remitente.
Es importante que escriba primero el nombre y luego el apellido, para evitar conflictos con la integración de la aplicación a la libreta de contactos. Complete la información requerida en los campos restantes que apliquen, presione "Guardar" y habrá finalizado el proceso de envío del recado.
Ver sus recados
Existen dos listas de recados en la pantalla principal de la aplicación: La de arriba enseña los recados leídos y no leídos del día actual o de un día específico seleccionando la fecha en los cuadros de día, mes y año. La de abajo muestra todos los recados nuevos o no leídos de todos los demás días distintos al que se muestra en la lista superior.
Cada recado se divide en columnas, y de izquierda a derecha contienen: una casilla de marcado, luego un icono que indica si usted ha leído o no el recado. Recuerde marcar como leído un recado atendido haciendo clic sobre el icono respectivo.
Seguidamente está la información del remitente. En "De parte de" aparecerá el nombre de la persona que desea contactarlo, acompañado del icono "Agregar Contacto". Por último, se encuentra la columna con el contenido del recado. Arriba de esta columna observará tres iconos que representan teléfono de oficina, teléfono de habitación, teléfono celular y correo electrónico respectivamente, y de haber sido agregada esta información en su recado, aparecerá junto al icono correspondiente. En el centro de la columna se encuentra el contenido del mensaje.
Configurar mensajes predeterminados (Sólo administradores)
Haga clic en el botón "configurar" de la barra de herramientas. Se abrirá la ventana para editar los mensajes predeterminados que pueden ser enviados como recados. Para agregar un mensaje predefinido, escriba el nuevo mensaje en la ventana de la izquierda titulada "Agregar a mensajes predefinidos", luego presione agregar.
Los mensajes se agregarán al sistema, por lo tanto serán visibles y accesibles para todos los usuarios de INTRANET. Si desea eliminar un mensaje predefinido, selecciónelo en la ventana de la izquierda, presione "eliminar" y el mensaje dejará de existir en todo el sistema.
