Seis factores clave para implementar exitosamente un sistema de trabajo compartido basado en Internet en una comunidad empresarial
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ProceSOS Julio 2006 - Por Doris Calzadilla Waldmann
Seis factores clave para implementar exitosamente un sistema de trabajo compartido basado en Internet en una comunidad empresarial
Es innegable que la impresionante evolución que ha tenido la tecnología de la información en los últimos años ha hecho posible que perdamos de vista los beneficios reales que la aplicación de un programa de computación o el uso de aplicaciones especializadas puede traer a los trabajadores de una comunidad empresarial.
De hecho, es común observar en los entornos empresariales que los programas de computación con los cuales se trabaja en la empresa en áreas como administración y finanzas, contabilidad, recursos humanos, etc., constituyen una “moda” al igual que la ropa o los accesorios de comunicación: celulares, PDA, etc.
La mayoría de las veces surge un problema de expectativas entre lo que la tecnología puede aportar y lo que el usuario espera que la tecnología resuelva por sí sola. Que usted posea un paquete de administración de recursos humanos que tiene una serie de aplicaciones para ejecutar las tareas propias del área, no resuelve el tema conceptual del desarrollo de las estrategias y políticas de la empresa en ese sentido, ni le garantiza que usted tendrá las mejores prácticas en el área. En este sentido, es importante tener presente que todavía no se ha inventado ningún programa o aplicación que sustituya la inteligencia y la habilidad de las personas para generar ideas y aportar soluciones en el trabajo del día a día.
Por otra parte, el desarrollo de software cada vez más especializado ha permitido contar con herramientas tecnológicas que apoyan y facilitan la ejecución del trabajo permitiendo así a las empresas ser más eficientes y productivas. Pero es precisamente en este punto donde hay que recalcar que las herramientas tecnológicas cumplen una función de apoyo y de simplificación de tareas permitiendo un mejor empleo de los recursos y del tiempo, pero que de ninguna manera sustituyen al elemento humano.
Otro factor importante a considerar es la resistencia al uso de la tecnología que las personas de una organización puedan tener al momento de aplicarla. Aunque parezca exagerado, hay empresas en las cuales los empleados se sienten atemorizados o ven con escepticismo la implementación de un nuevo software. Una actitud cargada de los temores propios de quien no se siente con habilidades suficientes para manejar una tecnología cada vez más compleja y sofisticada, y que además han transitado por esa tortuosa experiencia conocida como “es que estamos implementando el nuevo sistema”, una especie de limbo en el cual no se sabe dónde quedó registrada la información de las actividades realizadas o dónde y cómo se perdió entre una versión y otra, haciendo que el trabajo se vuelva lento, ineficiente y aborrecible.
A pesar de todas las dificultades y resistencias, las empresas saben que la tecnología de información brinda un apoyo invalorable para la ejecución del trabajo. Sobre todo, aquéllas aplicaciones que permiten compartir información, organizar documentos, hacer seguimiento de actividades, consultar agendas de actividades y contactos, compartir información con los clientes, hacer seguimiento de proyectos, etc. Más aún, con el gran alcance de Internet se hace cada vez más apetecible para una organización mantener esa información disponible las veinticuatro horas del día desde cualquier lugar para que pueda ser consultada y trabajada por los miembros de la comunidad empresarial.
Estos sistemas conocidos como ambientes de trabajo o intranets que hoy día funcionan en Internet, resultan atractivos para las empresas y sus usuarios, pero el éxito de su implementación depende de una serie de factores estratégicos que a veces no tienen nada que ver con la tecnología, sino la forma en la cual la organización asume la aplicación de la misma.
Los cinco factores clave que hemos identificado para ayudar a los directivos de una organización a implementar exitosamente un ambiente de trabajo basado en Internet son:
Identifique cuál es la disposición de su organización para asumir una tecnología nueva
Hay organizaciones naturalmente dispuestas a recibir y utilizar una tecnología novedosa. Suelen ser organizaciones en periodo de crecimiento o expansión, sus empleados son jóvenes, aprecian la tecnología, utilizan Internet y desarrollan actividades que requieren coordinación, atención al cliente y trabajo en equipo.
Si la va a implementar, asúmala como una decisión estratégica
La aplicación de un ambiente de trabajo basado en Internet dentro de una organización no puede ser producto de una moda. Sino de una intención honesta de la directiva de la organización de buscar maneras de mejorar la comunicación de la comunidad empresarial para lograr el mejor funcionamiento de los distintos equipos de trabajo que conviven en ella y fuera de ella, ya sean clientes o proveedores, e incrementar así la productividad de la organización.
Involucre a los empleados, ellos van a ser los principales usuarios
Evite resistencias internas. Independientemente de que la decisión de implementar un ambiente de trabajo basado en Internet “viene de arriba”, los empleados de todos los niveles de la organización deben estar involucrados en el proceso de implementación y aprendizaje de las potencialidades que puede representar un ambiente de trabajo basado en Internet, para que se constituyan en los mejores multiplicadores de los beneficios del sistema y, sirvan a su vez, como “facilitadores” en el uso de las aplicaciones con compañeros de trabajo que tengan menos habilidades para usar la tecnología.
Entienda su negocio y configure el sistema de acuerdo a sus necesidades y las de sus empleados
Los ambientes de trabajo basados en Internet contienen una serie de aplicaciones que aunque están “hechas”, pueden ser configuradas según los criterios, procesos e incluso terminología que se aplican actualmente en la organización. Es importante destacar que la organización no debe cambiar para adaptarse al sistema, sino que el sistema debe ser configurado de acuerdo a las características de la organización. Por ejemplo, usted puede cargar los formatos que se utilizan para las comunicaciones internas o hacer listas de actividades aplicando los códigos que se usan en la organización. Así, el empleado reconocerá siempre lo que está haciendo, sin importar que el documento o la solicitud está en un formato digital alojado en Internet.
Monitoree el uso del sistema y conozca cómo está siendo utilizado
Verifique que su comunidad empresarial, incluidos sus clientes, está utilizando las aplicaciones presentes en el ambiente de trabajo: ¿Cuáles son? ¿con qué frecuencia? Determine el impacto que puede estar teniendo el uso de las aplicaciones en la organización y si hay alguna aplicación que, a su criterio, debería estarse utilizando y está sub-utilizada.
Premie la constancia que genera resultados
Aproveche los indicadores que permanentemente le pueden ofrecer las aplicaciones del sistema de trabajo basado en Internet para conocer la evolución de los equipos de trabajo involucrados en los distintos proyectos o en las actividades de atención de clientes internos y externos, identifique problemas o situaciones de riesgo y tome decisiones en forma rápida que pueden favorecer el desempeño de su negocio. Asígneles retos importantes y reconozca a los miembros de la comunidad empresarial que se apoyan en esta tecnología y desempeñan con éxito sus labores.
